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Todas las instituciones manejan más documentos de los posibles de procesar con eficiencia, por ejemplo facsímiles, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, órdenes de compra, pedidos, planos, tomografías, radiografías, etc., que son generados en el día a día. El manejo de este gran número de documentos, se ha convertido en uno de los mayores desafíos que se presentan diariamente en una organización.
El problema de tener la información no estructurada es que los documentos reposan o se guardan en diferentes medios y archivos; dificultan su localización y su consulta, generando pérdidas de tiempo, recursos y dinero.
Muchas instituciones se gastan una fortuna en papel, servicios de archivo y custodio del mismo, en un mismo esfuerzo por eliminar la ineficiencia y los altos costos de trabajar con documentos en formato papel.
Se debe considerar hoy en día que es necesario realizar el procesamiento de documentos de una forma rápida y precisa, toda vez que esta comprobado que el tener documentos en papel representan los siguientes problemas o desventajas:
Problemas en el manejo de documentos
- Gastos de Almacenaje.
- Múltiples Archivos.
- Depuración de documentos.
- Localización.
- Manipulación.
- Pérdida de tiempo en búsqueda de documentos físicos.
- Retraso en firmas y autorizaciones.
- Extravío de documentos.
- Exceso en fotocopias.
- Archivos duplicados.
- Falta de seguridad y confiabilidad.
- Humedad, polvo, polillas, mal manejo.
- Confusión, traspapelo y pérdida de documentos.
¿Por qué digitalizar?
El manejo de documentos es uno de los temas mas críticos en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, o ya los respaldos legales, etc., requieren de una solución que permita estructurar la información con archivos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fácil y oportuna.
Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.
Alchemy realmente brilla como una solución para documentos estratégicos que necesitan ser almacenados en grandes cantidades a la vez que deben ser fáciles de buscar y recuperar por los empleados de la empresa.
Servicio de Digitalización de documentos
Outsourcing personal, hardware y software. Proveemos el servicio de digitalización de sus documentos tanto In-House como Out-House, en los cuales nosotros nos hacemos cargo del personal, hardware y software necesario para realizar la tarea de digitalización, y proveemos el entrenamiento para que su personal pueda acceder a las bases de datos generadas.
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