OpenText Workflow

1. Especificaciones generales del sistema OpenText Workflow para la administración y control de procesos
2. Introducción al OpenText Workflow
3. Las 3 capacidades nuevas más importantes de OpenText Workflow 5.1
4. Nuevas capacidades adicionales de OpenText Workflow 5.1
5. Utilización y aprovechamiento
6. Resumen

Todo negocio se compromete en ciclos comerciales repetibles diariamente (aprobaciones de órdenes de compras, presentación de demanda de gastos, aprobaciones de contratos, verificación y ruteo de la Autorización de Devolución al Fabricante (RMA)). Es la documentación y automatización del flujo de estas funciones (la progresión, las normas comerciales asociadas, el deber de completar) lo que crea las soluciones del flujo de trabajo.

¿Cual es el valor del flujo de trabajo?

1. Efectividad.- La captura de la ruta más racional y efectiva para una función comercial repetible significa completación más rápida, menor cantidad de errores y omisiones.
2. Eficiencia.- El flujo de trabajo racionalizado reduce el tiempo empleado en las funciones actuales y produce reducciones de las dotaciones de personal o reubicación de los recursos.
3. Responsabilidad.- El monitoreo del tiempo para ejecutar las funciones comerciales crea la medición de la productividad y el mejoramiento continuo del proceso.

OpenText Workflow es un Administrador del Proceso Comercial (Business Process Management, APC) producto del flujo de trabajo desarrollado que utiliza la estructura de Microsoft .NET. El propósito de este white paper  o informe oficial es analizar como funciona el producto desde una perspectiva técnica y no analizar en gran detalle la funcionalidad y amplio rango de aplicaciones que pueden ser automatizadas con el producto.

OpenText Workflow está potenciado por Teamplate y es la quinta generación de un producto lanzado inicialmente en 1995 denominado BreakAway, luego Teamplate y ahora OpenText Workflow. El concepto original detrás del producto fue proporcionar un conjunto de herramientas que permitiera a un no programador, aunque si alguien con alguna capacidad técnica, a desarrollar aplicaciones de flujos de trabajo de conjunto que pudieran automatizar procesos comerciales repetitivos que se realizan todos los días en una variedad de ambientes comerciales diferentes. Ejemplos de un proceso comercial repetitivo puede ser el procesamiento de reclamos de seguros por una compañía de seguros o el seguimiento del ciclo de aprobación de un contrato. En el núcleo de estos procesos comerciales están las normas comerciales que necesitan seguirse, los datos específicos que necesitan ser capturados, los documentos que necesitan ser generados, notificaciones que necesitan ser realizadas, y los recordatorios que necesitan ser establecidos. Además, y quizás más importante, es crucial la capacidad para integrarse con las aplicaciones existentes en el desktop.

No obstante que los fundamentos de OpenText Workflow permanecen consistentes con el lanzamiento original (colaboración, captura de datos, normas comerciales y generación de documentos), la funcionalidad del núcleo ha sido enormemente realzado. Por ejemplo, se ha añadido respaldo para VB.NET para proporcionar más flexibilidad y un ambiente de integración más abierto y código que genera los Wizards se han añadido a para reducir la necesidad de escribir realmente el código.

Con la introducción del concepto de la estructura .NET en 1999, el diseño de Teamplate para .NET, que ahora se denomina OpenText Workflow, había comenzado. Basado en lo que se había aprendido de los tres lanzamientos anteriores, la estructura .NET proporcionaría la infraestructura que nos permitiría llevar nuestro concepto original hacia un nuevo nivel. Reescrito completamente en C++, Teamplate para .NET probó que las aplicaciones construidas sobre la estructura de .NET podían entregar sobre la promesa de .NET de acceso de los sistemas y datos en cualquier parte, en cualquier momento, o sobre cualquier dispositivo y proporcionar interconexiones sin interferencias entre las personas, procesos y datos.  

Construida sobre fundamento, OpenText Workflow posee tres tipos de objetos que se utilizan en la construcción de aplicaciones de flujo de trabajo para colaboración. Estos son los Objetos Workflow, Objetos del Recurso y Objetos de los Datos. Dentro de un ambiente que sería familiar para el creador de Visual Studio .NET, un trabajador entendido puede crear visualmente un mapa del proceso comercial al arrastrar y soltar los objetos de OpenText Workflow sobre la pantalla (canvas) que modela el proceso (process modeling canvas). Este "mapa" de los procesos comerciales se identifica como un modelo y los objetos Workflow utilizados para construir un modelo son:

Nuevo Simulation Module del OpenText Workflow

El OpenText Workflow ahora provee a las organizaciones con un poderosos elemento central BPM - la capacidad de realizar una simulación del workflow y el análisis de workflow del tipo ?qué pasaría si? ("what-if" workflow analysis). Los usuarios son capaces de importar los modelos de OpenText Workflow al módulo de simulación independiente, agregar parámetros de configuración tales como: el número de recursos y costos, mensajes, umbrales de mensajes, tiempo de ejecución de tarea y probabilidades de ruteo y luego correr esa simulación para realizar el análisis what-if?. OpenText Workflow Simulation permite a los usuarios definir los parámetros de un workflow y luego ver como ese workflow funcionaría bajo esos parámetros. La función aborda una de las principales preocupaciones de los clientes potenciales al considerar el sistema BPM o un cambio en los procesos comerciales: cómo determinar el desempeño o funcionamiento y el impacto de cambios potenciales en el modelamiento de procesos comerciales.

Captura Ampliada de Datos

Esta versión ampliará la cantidad de datos captados, proporcionando un nuevo insight en datos de procesos, relacionados con tiempo de interrupción en la tarea, tiempo necesario para el trabajo, tiempo ocioso y tiempo de retraso. Los analistas de proceso ahora podrán determinar cuan efectivamente los modelos existentes de flujo de trabajo están reduciendo las demoras de tiempo causadas por lapsos de interrupción entre el tiempo en que una tarea está lista y el tiempo en que una tarea es abierta. Similarmente, el tiempo de trabajo de la tarea, el tiempo ocioso, y el tiempo de retraso ahora pueden ser fácilmente presentados y analizados. En futuras versiones que salgan al mercado del producto proporcionarán a las organizaciones con ampliaciones adicionales de conjuntos de datos. La información adicional respecto a estos conjuntos ampliados de datos será proporcionada antes de que salga al mercado la siguiente versión que tenemos programada.

Nuevo Data Cube para el Business Intelligence BAM

Los datos de proceso de OpenText Workflow siempre han sido almacenados en bases de datos de Microsoft SQL y presentados por el OpenText BAM. Los usuarios avanzados también accesaban las tablas de Microsoft SQL directamente para obtener una capacidad ampliada de reportes y análisis. Ahora el OpenText está facilitando aún más el análisis workflow proporcionando a las organizaciones con vistas multi-dimensionales en la base de datos del proceso por medio de un OLAP data cube, los cuales proveen a las organizaciones con fácil acceso al análisis de información multi-dimensional así como la accesibilidad por cualesquier aplicaciones OLAP compatibles incluyendo Microsoft SQL Reporting, Crystal Reports y hasta Microsoft Excel.

El OLAP Data Cube proveerá a las organizaciones con vistas multi-dimensionales de acceso más fácil a los datos y la capacidad de analizar y compartir los datos de proceso en nuevos formatos.

Nueva integración con Microsoft Excel

Con la salida al mercado de OpenText Workflow OLAP Data Cube, las organizaciones ahora podrán apalancar Microsoft Excel 2002/2003 Add-in para SQL Server Analysis Services y realizar el análisis Business Intelligence Workflow directamente dentro de Excel. El usar el OpenText Workflow OLAP Data Cube y Excel proveerá a las organizaciones con la capacidad para realizar análisis detallados usando las capacidades de Excel incluyendo las capacidades de "what-if", "drill down" y "drill through". Se pueden diseñar informes estructurados y de formas libres (free-form) para proporcionar un análisis a la medida por medio de OpenText Workflow Business Intelligence para enviarlo al escritorio de los analistas de negocios y gerentes de toda la organización. Otros cálculos, análisis comparativos e intercambio de datos también pueden ser realizados dentro de Excel en el nuevo sistema de datos basados en el cubo (new cube based data).

Nuevas Mejoras del Instalador

OpenText Workflow ahora ofrece la primera de varias nuevas mejoras del instalador. El primero de estos instaladores mejorados proveerá una nueva estructura para entregar upgrades de acceso velozmente (rapid release upgrades). Los instaladores adicionales a ser entregados en futuras versiones proveerán a las organizaciones con una estructura de deployments o usos más eficiente (more streamlined deployment structure) para la entrega de upgrades y deployments menores y mayores.  Se proporcionará más información respecto de estos instaladores en los siguientes meses.

Nueva Función Introductoria SMS

OpenText Workflow ahora provee a las organizaciones con la capacidad de proveer notificaciones mediante mensajes de texto enviados con vía SMS tanto en formato Unicode como ASCII. Esto significa que una nueva acción a la medida del tipo SMS (OpenText Workflow SMS Custom Action) puede ser agregada a la tarea de workflow para que envíe automáticamente un mensaje de texto a un celular cuando la tarea está lista, por terminar, completa o atrasada. Los empleados móviles aún podrán estar involucrados en los procesos de ?workflow? y participar proactivamente con los procesos de workflow activos. La entrega de mensajes SMS soporta el formato Unicode como el ASCII lo cual proporciona compatibilidad de uso global. El motor ?OpenText Push Proxy Gateway (PPG)? podrá ahora ser opcionalmente instalado junto con el OpenText Workflow 5.1 para permitir la entrega de mensajes sms.

Nuevas mejoras del Wizard UI, WebForm Builder y Navigation

OpenText Workflow ha re-diseñado el ?Web-based Workflow Wizard? para hacer que sea aún más fácil construir un flujo de trabajo que antes. Los empleados que no son técnicos podrán seguir la metodología paso-a-paso para construir y hacer uso de un ?workflow? basado en la WEB sin que se requiera ninguna codificación o programación. El ?wizard? ha sido simplificado para proveer tanto a los Empleados con Avanzados Conocimientos, así como a los empleados no-técnicos con una guía simple y racionalizada que dirige a los usuarios a través de un proceso claro de diseño de flujo de trabajo linear (clear linear workflow design process). El nuevo constructor de formas Web (Web form builder) permite construir formas Web del tipo "arrastrar y soltar" (WYSIWYG * drag and drop Web forms) sin que se requiera codificación. El nuevo ?workflow wizard? estará disponible en el OpenText Workflow Web Access, Microsoft SharePoint, Microsoft CMS y el RightFax Workflow Wizard.

*WYSIWYG (What You See Is What You Get) = Lo que ud. ve, es lo que obtiene.

Plantillas adicionales de Workflow (Workflow Sample Templates)

OpenText Workflow continua ampliando la lista de plantillas que sirven como muestras y ahora proporciona a las organizaciones con modelos Weband basados en Windows así como un conjunto de muestras relacionadas de RR.HH. que proporcionan una muestra de como un proceso de ciclo de vida de un Reclutamiento de RR.HH. puede ser administrado usando una serie de procesos de OpenText Workflow. La biblioteca completa de estos modelos (?OpenText Workflow Sample Models?) puede ser descargado a través de la página de conexión del portal

Desde la perspectiva de la tecnología de la información (IT), la mayor preocupación respecto de cualquier aplicación es la utilización (deployment). "¿Qué tan fácilmente se integrará el producto con las máquinas existentes y la infraestructura de redes operativa?" y "¿Qué tipo de mantenimiento será requerido?" son probablemente dos de las preguntas más frecuentes.

Aunque el OpenText Workflow tiene su propia información del usuario requerida, provee sincronización sin "costuras" o sin interferencias, bi-direccional entre sus tablas de usuario y AD. Luego de instalar el servidor de OpenText Workflow, todos los usuarios de AD ser sincronizados con el OpenText Workflow. Todos los cambios en AD se reflejarán automáticamente en el OpenText Workflow. Esto resuelve una de las preocupaciones de IT sobre la instalación y la integración con la infraestructura de redes.

El OpenText Workflow está construido completamente con C++ Tiene un objeto de modelo bien definido que está completamente expuesto y asequible por otros productos. Como un subproducto que se adhiere estrictamente a los protocolos y estándares de Microsoft el OpenText Workflow no requiere de ningún otro software subyacente que no sea un Servidor Windows 2000 y el Servidor Microsoft's SQL. Cuando un usuario se conecta al servidor la primera vez a de un "browser", todos los componentes requeridos por el lado del cliente, se descargan e instalan automáticamente.

Los "parches" y "actualizaciones" (upgrades) pueden ser instalados en el  servidor y serán automáticamente descargados al desktop del usuario cuando ellos se conecten al servidor la primera vez luego que el "patch" o parche ha sido instalado.

Los modelos de aplicación mismos son instalados como archivos XML en el servidor de OpenText Workflow. El usuario podrá acceder a los modelos a través del interfaz del usuario apropiado a su función en el trabajo. El OpenText Workflow y el .NET Framework manejarán el resto

"Client Workflow Services" es un archivo de tipo ".exe file" y puede ser instalado en el desktop proporcionando al usuario con un vínculo o link  Cuando el usuario hace un click en ese link, el archivo ".exe file" puede ser descargado e instalado automáticamente.

El OpenText Workflow es un producto de cuarta generación, que provee la función de "Workflow" y automatización de procesos comerciales al desktop. Se enfoca en conectar a la persona al proceso y los datos. Además, el OpenText Workflow provee un nivel más alto de automatización a las aplicaciones existentes y extiende su función dentro de la organización.